Home Обзоры

0 226

Переезд офиса обычно сопряжен с некоторыми неудобствами, дополнительными трудностями, напряженным эмоциональным состоянием руководства и простых работников и, конечно, материальными затратами.

0212146

Сделать переезд наименее отраженным на эффективности рабочего процесса поможет правильная его организация и услуги грузчиков.

Организация процесса

Вот 10 важных моментов, которые желательно учитывать при переезде:

  1. Для грамотной организации процесса, необходимо обязательно составить план, в котором будут учтены все ключевые моменты, последовательность действий всех работников и нанятых служб, как, например, услуги грузчиков или автоперевозки. Возможно, следует сразу же нанять для этой цели профессионалов.
  2. Составление бюджета является важным пунктом при планировании переезда. Конечно, в бюджет должна быть заложена возможность выполнения всех пунктов заранее составленного плана. Если составлением плана и подсчетом необходимых затрат занимается не непосредственное руководство фирмы, то бюджет необходимо обязательно с ним согласовать.
  3. Рассчитать время на выполнение тех или иных работ по организации переезда. Должен быть назначен отдельный человек, ответственный за процесс. Именно этот человек должен следить, чтобы все работы выполнялись максимально оперативно и по плану. Он же должен согласовать все вопросы с привлечением фирм, помогающих в вопросе переезда.
  4. Проинформировать всех партнеров и контрагентов об изменении адреса офиса. Следует назначить в каждом отделе ответственного человека, чтобы он сообщил всем партнерам, заказчикам, исполнителям и банкам о смене фактического адреса организации. Лучше сделать это, направив в соответствующие компании официальные информационные письма о смене реквизитов.
  5. Подготовить все вещи к перевозке. Сделать это могут сами работники офиса или же специалисты из нанятой компании. Стоит продумать упаковку вещей, чтобы они не были испорчены во время перевозки. Хорошую службу сослужит маркировка вещей, тогда грузчики точно будут знать, что находится в той или иной коробке, и какому отделу эти вещи принадлежат.
  6. Предусмотреть количество и особенности грузового транспорта, который будет заниматься перевозкой. Для мебели или особых вещей, требующих определенных условий перевозки, следует заранее позаботиться о заказе специфического транспорта.
  7. Погрузка и выгрузка вещей при переезде очень важна. Поэтому, помимо нанятых грузчиков, следует предусмотреть и наличие грузового лифта, возможности сборки-разборки мебели и техники или альтернативные способы доставки вещей в новый офис.
  8. Составить план расстановки мебели на новом месте. Такой шаг, в купе с маркированными вещами, позволит быстро доставить вещи их хозяевам и как можно быстрее приступить к рабочему процессу. Очередность сборки мебели в различных отделах тоже нужно предусмотреть заранее, чтобы работа не простаивала.
  9. Продумать возможность освобождения парковочных мест непосредственно перед дверями офиса, чтобы можно было оперативно погрузить и разгрузить вещи. С этой целью иногда имеет смысл организовывать переезд в нерабочее время, чтобы парковка и лифты были свободными.
  10. Переезд, как и ремонт, всегда сопровождается грязью, пылью и мусором, поэтому следует заранее предусмотреть работу технического персонала на все время переезда. За неимением постоянного технического сотрудника, лучше обратиться за помощью в клининговую компанию. Это позволит работникам комфортно чувствовать себя на новом месте и быстро вернуться в привычное рабочее русло.

Учитывая эти важные моменты, можно сделать переезд максимально комфортным для всех сотрудников, а также для партнеров, заказчиков и других контрагентов. В этом случае, переезд не доставит лишних хлопот и не затормозит привычный рабочий процесс. Материалы для статьи подготовлены в www.samexpress.ru

НЕТУ КОММЕНТАРИЕВ